Otimizar a gestão de condomínio é uma tarefa desafiadora, porém, necessária para os administradores que prezam por organização, disciplina, transparência e participação de todos os envolvidos.

Essas variáveis contribuirão sobremaneira para a redução de custos, manutenção preventiva dos equipamentos de uso coletivo, previsão de demandas, além de propiciarem uma percepção positiva dos moradores.

Por isso, é essencial que o gestor de condomínio desenvolva um planejamento claro, objetivo e participativo para que todos acompanhem a evolução das atividades e proponham medidas resolutivas.

Quer saber mais sobre como otimizar sua gestão de condomínio? Então, não perca as informações que apresentaremos a seguir!

Faça um planejamento das atividades

Planejar a gestão de condomínio é uma atribuição muito importante, pois engloba diversos entes da administração, assim como recursos financeiros, capacidade logística e colaborativa de todos.

Além disso, existe a peculiaridade do gestor também ser um dos moradores, o que aumenta a responsabilidade de manter tudo corretamente planejado e com as justificativas devidas para cada ação.

Diante de uma análise situacional complexa, é possível estabelecer metas em curto, médio e longo prazos, considerando a urgência das ações, os recursos financeiros disponíveis e o número de colaboradores necessários.

Geralmente, as ações em curto prazo são aquelas que merecem mais atenção ou que se finalizarão rapidamente. Isso não tem relação com o montante financeiro envolvido, pois em algumas situações o processo é bem oneroso.

Metas de curto prazo envolvem adaptações para seguir as novas legislações, construções que demandam por reparos rápidos ou que são passíveis de resolver com pequenas ações, principalmente aquelas envolvendo poucos custos.

Já as ações de médio e longo prazos carecem de mais estudos, análise da viabilidade financeira, planejamento logístico e contato com empresas parceiras, já que normalmente envolvem grandes obras ou reestruturação significativa.

Sendo assim, as ações devem ser organizadas, estabelecendo no plano a duração de cada uma delas, os responsáveis pela execução, o status de acompanhamento, a cotação dos itens de compra, entre outras variáveis.

Organize a votação sobre os temas relevantes

As reuniões de condomínio, quando não estão direcionadas aos objetivos definidos em pauta, torna-se um muro de lamentações e discussões sem propósito — e em alguns casos sem o número adequado de colaboradores.

Quando situações assim acontecem, além da perda de foco, também ocorrem a redução do número mínimo de condôminos exigidos para votação, inviabilizando todo o processo democrático.

Diante dessa percepção enviesada a respeito da falta de objetividade das reuniões, cabe ao gestor direcionar os pontos específicos que serão tratados, estabelecer limite de tempo para a votação e contribuições, entre outras propostas.

Uma das formas de obter êxito nessa empreitada é detalhar essas informações por meio da pauta enviada previamente, descrevendo o motivo da reunião, os temas que serão tratados e como ocorrerá o processo de votação.

Nesse sentido, é importante descrever também as prioridades de discussão conforme o período da reunião e o tempo destinado a cada um dos apontamentos, a fim de não delongar em assuntos desnecessários.

Ao fim da reunião, é preciso redigir a ata completa, descrever os condôminos presentes, relatar o que foi decidido pela maioria e fixar as principais notícias em local de fácil visualização para todos os moradores.

Mantenha o controle dos processos

Manter o controle dos processos exige uma organização eficiente, que vai desde a formalização da pauta e ata das reuniões até o tempo em que uma informação ficará disponível nos canais de comunicação.

A ata de toda reunião deve ser registrada corretamente, acompanhada pela assinatura do síndico, subsíndico e conselheiros bem como de todos os presentes. É preciso armazená-la em local de fácil acesso, pois a visualização é de interesse de todos.

Os controles financeiros referentes a pagamento de pessoal, despesas mensais e esporádicas, gratificação do síndico e outros fatores devem ser organizados e, de preferência, com possibilidade de rastreabilidade, como anexo das notas fiscais.

A organização dos processos deve ser feita diariamente, anexada mensalmente em pastas ou digitalizadas para que nada seja extraviado, danificado ou perdido das anotações pertinentes à administração.

Preze pela transparência e resolutividade

O que foi definido em reunião deve ser comunicado amplamente ao condomínio por meio eletrônico, impresso ou qualquer outra forma de alcançar todos da mesma maneira.

Também é importante descrever nesses comunicados o que já foi finalizado, se o andamento das atividades está dentro do previsto, as justificativas para o não cumprimento dos prazos, entre outros pontos.

Independentemente do número de apartamentos e da complexidade da administração, é fundamental prezar pela transparência das ações, para evitar processos judiciais desnecessários e desgastantes.

Preserve o bom relacionamento

Interagir com pessoas com diversas opiniões dentro de uma comunidade é um desafio constante para agradar a todos sem criar inimizades ou fomentar fofocas dentro desse ambiente.

Por isso, além da boa educação e gentileza, é preciso ter um bom relacionamento com todos os moradores, aceitando as particularidades de cada um, mostrando também disposição para resolver os problemas pertinentes à gestão do condomínio.

Outro ponto nessa questão é levantar os principais desejos dos moradores em relação às benfeitorias que podem ser implementadas, que incluem melhoria ou adaptação do espaço gourmet, construção de academias para esporte ao ar livre e parques infantis, entre outras necessidades.

Busque assessoria jurídica ou condominial

A assessoria jurídica pode fazer parte do quadro de despesas se a gestão do condomínio decidir pela prestação de serviços contínuo, como no caso de prédio com um número elevado de apartamentos.

Assim como é possível contratar empresas especializadas na gestão do condomínio para realizarem serviços de higienização das áreas comuns, segurança eletrônica ou com porteiro 24 horas, jardinagem, limpeza das piscinas e quadras esportivas.

Dessa forma, os custos devem ser contabilizados, estando obviamente dentro do orçamento estimado por meio das parcelas mensais recebidas dos contribuintes, a fim de manter um serviço contínuo.

Otimizar a gestão de condomínio é uma tarefa importante nos dias de hoje para manter a organização dos processos, o equilíbrio financeiro, o atendimento às demandas e o fortalecimento do processo administrativo. Sendo assim, é essencial ater-se às medidas básicas com o planejamento das atividades em curto, médio e longo prazos, promover reuniões objetivas e manter a transparência e o bom relacionamento em todas as atividades.

E você, ainda tem dúvidas em relação à gestão de condomínios? Deixe seu comentário!