Entenda a importância do planejamento de compras para redução de custos

planejamento de compras
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Você sabe qual é a importância do planejamento de compras? Se a resposta não surge de maneira clara na sua mente, nós te aconselhamos a fazer a leitura desse artigo até o final, pois essa atividade é de sua importância para as construtoras.

Quando a construtora ganha uma licitação, ela já sabe do que precisará. Por isso, se planejar é fundamental para antecipar as cotações e conseguir o melhor custo benefício possível.

Por meio do planejamento de compras, é possível reduzir os custos atrelados à aquisição e ainda organizar o negócio para conseguir agir de forma mais inteligente nos picos sazonais. Por isso, você verá, neste texto, quais são as principais vantagens do planejamento, bem como as ações necessárias para se planejar da melhor forma.

Quer saber como fazer? Então, confira agora. Boa leitura!

Quais são as vantagens de se planejar?

Para que qualquer negócio tenha resultados melhores, é fundamental que o planejamento esteja em dia. Quando o assunto é o setor de compras, a necessidade é ainda maior, já que poderá ajudar na redução de custos.

Quando as compras são realizadas de forma mais planejada, é possível adquirir todos os produtos e insumos necessários à produção e evitar que a atividade seja paralisada pela falta dos itens.

Com isso, gastos com compras de urgência são evitados, afinal, a tendência é que as compras sem planejamento sejam mais caras e que a empresa tenha menor margem para fazer negociações. Nesses casos, até mesmo a qualidade dos produtos pode ser prejudicada.

Confira agora outras vantagens.

Ter mais previsibilidade

Por meio de um planejamento, é possível entender quando as compras serão efetuadas. Assim, a empresa poderá se programar para encontrar os melhores fornecedores com o menor preço possível, diminuindo os custos e sabendo quando, exatamente, os itens estarão à disposição.

Alocar melhor os recursos financeiros

Por meio de um bom planejamento, as compras não são realizadas assim que aparece a demanda, mas de acordo com estudos de necessidade, preço e qualidade. Dessa forma, os recursos financeiros são alocados da melhor forma possível, evitando que haja tanto a falta quanto a sobra de produtos.

Construir uma visão mais abrangente e estratégica

Por fim, o planejamento também permite que a empresa consiga atingir os objetivos para pequeno, médio e longo prazo. Quando não se planeja adequadamente, é possível que a empresa dê passos maiores do que poderia naquele momento ou, até mesmo, que deixe de aproveitar boas oportunidades, pois não se dá conta do poder que tem em caixa para fazer a compra dos produtos necessários.

Como realizar seu planejamento de compras?

Conheça a demanda

A construtora precisa estar sempre preparada para agir nos momentos em que ela será mais requisitada. Imagine, por exemplo, um ano de eleições onde as prefeituras publicam mais editais.

Nesse período a tendência é que você realize um volume bem maior de negociações, então, se não há histórico desses períodos em anos anteriores, a construtora pode perder boas oportunidades de negócio.

Gerencie o estoque

No gerenciamento de estoque, os extremos não são recomendados. Não é interessante trabalhar com um estoque vazio (e deixar de vender e produzir) nem mesmo chegar ao ponto em que os insumos sejam desperdiçados ou desvalorizados (fazendo com que o dinheiro fique parado quando poderia ser aplicado em outras áreas).

Faça o planejamento

Ao ganhar uma licitação, a construtora já sabe quais insumos e produtos fazem parte da sua obra pois estavam descritos no edital. Com isso em mãos o comprador pode antecipar as cotações que fazem parte da etapa final da obra (bancos de praça, academias ao ar livre, luminárias, jardinagem, mobiliários urbanos) evitando que os fornecedores tenham prazos de entregas longos e atrapalhem a medição final da obra.

Por meio do planejamento, é possível construir uma visão mais estratégica, que considera os aspectos mais sazonais do negócio, ou seja, os picos em que a empresa é mais exigida.

É comum que o comprador deixe para comprar em cima da hora itens que demoram vários dias para serem entregues. Com isso, ele precisará pagar mais caro, uma vez que não tem tempo hábil para escolher as opções que represente o melhor custo benefício.

Gerencie fornecedores

No planejamento, também é necessário conhecer e organizar todos os fornecedores que podem vender os itens para o seu negócio. Então, inclua os dados, informações gerais (como prazo de entrega, preços, qualidade do material e confiança) e contatos. Com essas informações em mãos, ficará mais fácil definir quais serão as empresas que participarão do processo de cotação.

Automatize os processos

Trabalhar com sistemas automatizados garante uma gestão mais eficiente do processo de compras. Por exemplo, toda vez que um registro de vendas for realizado, a própria plataforma avisa o estoque sobre a saída dos produtos e uma eventual necessidade de compras de novos itens.

Por meio desse tipo de automação, é possível receber e analisar as solicitações de compra de cada setor mais facilmente de cada setor, evitando o retrabalho e fazendo com que a área de compras (e todas as outras) otimizem o tempo gasto nessas atividades. É possível entender, até mesmo, qual a quantidade necessária de cada item de acordo com os padrões da empresa.

Capacite toda a equipe

Para que a empresa consiga ser mais eficiente em todo o processo de compras e ainda economizar recursos, é fundamental que a equipe seja capacitada de acordo com as melhores práticas de mercado.

Por isso, é necessário entender quais são as estratégias de compra, para definir o momento certo de realizá-la. Além disso, deve-se compreender a importância dos sistemas de gestão, bem como aprender a utilizá-los em sua plenitude.

Vale lembrar que toda equipe da empresa deve ser treinada. Assim, ficará mais fácil evitar compras desnecessárias e acertar na quantidade devida de cada insumo, produto ou serviço.

Como você viu, o planejamento de compras é essencial para que a empresa consiga se destacar no mercado e conseguir cumprir com as demandas das licitações, conseguindo negociar da melhor maneira possível . Portanto, pense sempre nas melhores práticas e ferramentas para que você consiga ter uma gestão mais profissional e inteligente sobre os processos realizados pela sua equipe de vendas.

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