Toda empresa conta com uma série de custos. Eles são necessários para manter o negócio em funcionamento, assim como subsidiar estratégias com retorno de longo prazo. Porém, é preciso ter cuidado e saber como promover a redução de custos nas empresas.

O departamento de compras é um dos principais responsáveis por custos mais baixos, afinal, é ele que efetiva as compras, negocia com fornecedores, projeta gastos para o futuro e tem o poder de reduzi-los. Portanto, é importante que tenha boas práticas diárias.

Nos tópicos seguintes, vamos explicar 7 estratégias para promover a redução de custos nas empresas e obter resultados grandiosos. Então, continue atentamente a leitura!

1. Reduza custos não estratégicos

Há muitas formas de distinguir os custos que fazem parte da estrutura organizacional. Por exemplo, custos fixos e variáveis ou diretos e indiretos. Outra maneira, menos conhecida e igualmente importante, é diferenciar os custos estratégicos e não estratégicos.

Um custo estratégico tem potencial de retorno, ou seja, gera mais receita para a empresa. É o caso da compra de novas tecnologias, máquinas de ponta ou adoção de novas campanhas de marketing. Eles contam com um índice multiplicador e tornam a companhia mais próspera.

Por outro lado, existem custos não estratégicos, que não geram retorno financeiro, mas que geralmente são necessários ao funcionamento do negócio. É o caso de produtos de limpeza e itens de escritório. É preciso tratá-los com maior rigor e, se possível, reduzi-los.

2. Faça uma boa negociação de compra

Para promover a redução de custos nas empresas, tão importante quanto entender o que eliminar, é negociar com os fornecedores para conseguir um preço mais acessível. Quando o preço de compra é baixo, a empresa conta com uma estrutura de custos menor.

Há muitas técnicas para fazer uma boa negociação. A primeira delas é conhecer a média de preço praticada no mercado. Se você vai comprar um lote de resma de papel, por exemplo, é importante saber o preço médio, pois assim poderá negociar com mais segurança.

Além disso, é preciso ter um preço-alvo, ou seja, o preço final no qual você quer chegar com a negociação, geralmente mais baixo que a média do mercado. Uma redução de 2% e 4% no valor da compra já é bem interessante, pois resulta em menos gastos para a organização.

3. Tenha cuidado com os excessos de estoque

No intuito de atingir o preço-alvo e obter uma redução de custos, muitos compradores acabam comprando mais que o necessário. Isso promove uma sobrecarga no estoque da empresa, fazendo-a abrigar produtos desnecessários para o curto prazo.

Há três problemas com o estoque excessivo. São eles:

• promove custos adicionais com a manutenção do estoque;
• paralisa o capital de giro, que não pode ser aplicado em outras atividades;
• aumenta o potencial de desperdício dos recursos.

Para não ter esses problemas, é preciso se comunicar bem com a logística da empresa. Esse setor controla o estoque, portanto, sabe qual o ponto de pedido e o ponto máximo de um produto. Desse modo, poderá evitar excedentes e custos adicionais.

4. Encontre o custo-benefício ideal

Fazer boas compras e reduzir custos não é o mesmo que “caçar” preços baixos. Em alguns casos, produtos baratos demais resultam em desperdício e mais gastos, pois não atendem a padrões mínimos de qualidade. Portanto, é preciso buscar o equilíbrio e analisar o custo-benefício.

Em uma ponta, está o custo. O valor do produto (bem ou serviço) que está adquirindo deve estar um pouco abaixo da média do mercado, resultando em uma margem de segurança. É claro que, em alguns casos, dada a qualidade do item, aceita-se um custo superior.

Aliás, é preciso também olhar para a qualidade, isto é, o benefício proveniente do item adquirido. Para tanto, converse com seu fornecedor, faça pesquisas na internet e verifique o nível de satisfação de outros clientes. Desse modo, você terá mais segurança no momento da compra.

5. Estabeleça um conjunto de indicadores

O processo de redução de custos é contínuo. É preciso analisar os atuais custos da empresa e os preços praticados pelos fornecedores, depois, avaliar como eles podem ser reduzidos. Ao longo desse movimento, é necessário contar com bons indicadores de desempenho (KPIs).

Pense no KPI como uma espécie de termômetro, pois ajuda a entender o que está indo bem e o que precisa de ajustes. Veja, adiante, alguns bons indicadores:

• preço médio das compras;
• custos adicionais com estocagem;
• custos com desperdícios;
• custos fixos do estabelecimento;
• custos variáveis ao longo do período;
• proporção de custos sobre faturamento da empresa;
• lucro líquido do exercício.

Todos esses indicadores ajudam a avaliar se seus custos estão adequados, assim como definir metas para o futuro. Com eles, você poderá averiguar discrepâncias, promover alguns ajustes e garantir que os custos da empresa não sejam elevados demais.

6. Aproveite períodos de baixa

O preço dos produtos costuma atender ciclos. Isso significa que em alguns momentos eles são mais baratos do que em outros. Esses ciclos são influenciados pelo nível de oferta e demanda. Ao conhecê-los, você poderá comprar mais barato e reduzir seus custos.

Por exemplo, se você vai realizar uma compra no período de natal, é possível que pague um pouco mais caro por ela. Afinal, nessa época, a demanda é elevada, o que influencia no aumento dos preços. No mês seguinte, é provável que consiga preços mais baixos.

Esses ciclos de alta e baixa podem variar bastante de acordo com produtos e setores, então, é preciso estudá-los de acordo com os produtos que você compra com frequência. Com isso, poderá manter custos abaixo da média, o que é ótimo para a empresa.

7. Tenha um bom planejamento

A redução de custos não pode ocorrer de qualquer maneira, pois assim poderia prejudicar a empresa, a relação com os fornecedores, a qualidade dos produtos e, até mesmo, a qualidade de vida dos funcionários. Logo, é preciso um bom planejamento.

Uma ótima ferramenta para planejar sua redução de custos é a matriz 5W2H. Seu nome é um acrônimo de 7 perguntas do inglês que devem ser respondidas e documentadas. Depois, podem servir como base para uma ótima execução. Veja as questões:

• what: o que será feito?
• why: por que será feito?
• where: onde será feito?
• when: quando?
• who: por quem será feito?
• how: como será feito?
• how much: quanto vai custar?

Agora você está por dentro do assunto e sabe como promover a redução de custos nas empresas. É preciso ter consciência dessas práticas para reduzir progressivamente custos não estratégicos, negociar preços mais baixos com fornecedores e definir um bom plano para a execução. Assim, poderá obter grandes resultados para a companhia.

Gostou do nosso artigo? Aproveite para compartilhá-lo em suas redes sociais e manter seus amigos a par do tema!