O processo de compra pode ser longo e demandar muita atenção. É preciso negociar com o fornecedor, avaliar a qualidade do produto que está sendo adquirido e acompanhar alguns indicadores-chave. Logo, é útil contar com boas ferramentas para controle de compras.

Felizmente, existem várias. Algumas são simples e populares, como planilhas eletrônicas. Outras são mais modernas e sofisticadas, como softwares especializados e que operam em nuvem. A escolha ideal depende da cobertura funcional desejada por cada empresa.

Nos próximos tópicos, apresentamos 5 ferramentas de gestão e controle de compras e pontuamos seus principais benefícios. Confira!

1. Planilha Eletrônica

A planilha eletrônica é a ferramenta mais popular. Consiste em uma tabela digital, geralmente composta por um grande número de linhas e colunas, que permite o registro de informações variadas, assim como a realização de cálculos e plotagem de gráficos.

Existem muitos tipos de planilhas eletrônicas, sendo que o Excel (Microsoft) é a mais conhecida. Seu custo é baixo e geralmente integra um pacote com outras ferramentas. Há planilhas eletrônicas gratuitas, como o FreeOffice.

A maior desvantagem do uso de planilhas eletrônicas é que elas não foram projetadas para o controle de compras, então é preciso construir algo do zero e algumas tarefas comerciais podem não ser automatizadas. Então, você gasta mais tempo que o ideal.

Todavia, para usuários mais assíduos, o uso de planilhas pode se tornar muito intuitivo e quase a totalidade das tarefas podem ser feitas sem grande esforço. Além do mais, em versões modernas, há mecanismos que permitem a automação de tarefas (como o VBA no Excel).

2. Enterprise Resource Planning (ERP)

Uma alternativa mais sofisticada (e também bastante popular) é o Enterprise Resource Planning (ERP). Em resumo, é um software de perfil generalista que permite a integração dos setores da empresa, além da execução de várias tarefas — como controle de compras.

Há um número muito elevado de ERPs no mercado. Eles variam em termos de preço, cobertura e ênfase. Alguns deles podem custar um pequeno valor mensal, enquanto outros são completamente inacessíveis às pequenas empresas, dado o preço elevado.

A maior vantagem do ERP é que ele conta com um número grandioso de funções e pode integrar todos os setores da empresa, tornando-os mais alinhados e promovendo sinergia. Muitas das suas tarefas já são automatizadas e podem beneficiar o controle de compras.

Por outro lado, há uma desvantagem: a falta de foco. O ERP não é dedicado apenas à administração de compras ou cadeia de suprimentos, o que pode colocá-lo um passo atrás de ferramentas especializadas. Portanto, é preciso ter atenção na hora da escolha.

3. Supplier Relationship Management (SRM)

Outra ferramenta, agora mais especializada, é o Supplier Relationship Management (SRM). Em tradução livre, significa algo como “gestão do relacionamento com o fornecedor”. Como o nome sugere, é uma ferramenta dedicada à relação comprador/fornecedor.

Em geral, o SRM pode ser um software específico ou integrar um sistema ERP mais robusto — nesse caso, comportando-se como um módulo complementar e mais sofisticado. Existem muitos softwares SRM, embora apenas alguns players dominem boa parte do mercado.

A maior vantagem de um software SRM é sua especialização. Ele foca especificamente a relação com o fornecedor, então conta com funções mais modernas e completas, além de permitir a automação de tarefas específicas. Assim, o controle de compras é maior.

A desvantagem pode ser seu custo. Como toda ferramenta especializada, adquiri-la custa mais caro e pode não fazer sentido para pequenas empresas (cujas tarefas são mais simples e podem ser feitas com softwares generalistas). Ou seja, é preciso estudar cada caso.

4. Ferramenta de gestão de fluxos

Todo processo de compra conta com um fluxo de trabalho que tem início, meio e fim. Você pode começar reconhecendo a necessidade de compra e terminar avaliando seu fornecedor, por exemplo. Quando esse processo é bem arquitetado, temos melhores resultados.

Em vista disso, ferramentas de gestão do fluxo de trabalho podem ser bastante úteis para o controle de compras. Com elas, é possível monitorar de maneira simples o que foi feito e o que ainda precisa ser realizado. Também podemos calcular o tempo gasto em cada tarefa.

Softwares de gestão de fluxos de trabalho contam com duas principais estruturas: uma é igual ao Kanban, na qual se divide as tarefas em “to do”, “doing” e “done”, respectivamente. A outra é mais técnica, permitindo a elaboração de esquemas gráficos do fluxo de trabalho (fluxograma) com base em elementos geométricos, setas e textos.

A desvantagem do software de gestão de fluxos é que ele apenas pode ser usado como um complemento para o controle da compra, não necessariamente para a administração em si. Ou seja, você deve utilizá-lo associado a planilha, ERP ou SRM, jamais sozinho.

5. Ferramentas para organização de informações

Ao longo do processo de compra, é natural a troca de muita informação. Documentos contratuais, preços, condições de pagamento e número de outros fornecedores, entre várias outras coisas. Então, é preciso de uma ferramenta que organize todas essas informações.

Felizmente, existem muitos softwares dedicados ao controle de informações. Um bom exemplo é o Evernote, bastante popular e com versão gratuita. Todos os dados anexados nele são salvos na nuvem e podem ser acessados de qualquer lugar. Outra opção é o Microsoft Note, extremamente intuitivo e incluso no pacote Office.

A desvantagem dessa ferramenta, assim como a anterior, é que ela deve ser usada como um complemento ao controle de compras, não como o software principal. Ainda assim, é algo bastante útil, que vai organizar suas compras e melhorar a relação com seus fornecedores.

Agora você está por dentro do tema e sabe quais ferramentas usar para o controle de compras. Alguns desses recursos são complementares, então, é preciso criar um combo que atenda às demandas da sua empresa. Mas lembre-se de que nenhum deles substitui o planejamento, a execução e a correção de rotas, fatores imprescindíveis para uma excelente gestão de compras.

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