O dia a dia do processo de compras nem sempre é fácil. É necessário negociar com fornecedores para obter os melhores preços sem deixar que o prazo fique muito apertado e a empresa tenha que escolher entre opções que não sejam as mais favoráveis.

Por isso, é necessário contar com ferramentas para gestão de compras. Dessa maneira, fica mais fácil entender quais são as melhores alternativas e tornar as tarefas um pouco mais simples de serem cumpridas.

Neste post, você verá 7 ferramentas que podem ajudar o setor. Vale lembrar que é necessário conhecer cada uma delas para entender se as características ajustam-se aos objetivos da área de compras, incluindo os editais públicos.

Quer entender melhor? Então, confira agora. Boa leitura!

1. Software de gestão de compras

Mesmo as pessoas que nunca usaram um software de gestão de compras já ouviram falar a respeito, já que o conceito está cada vez mais difundido nas empresas e nas construtoras. Há diversas ferramentas que prometem gerenciar as compras no mercado de maneira eficiente. Todos elas operam de formas específicas, de acordo com as necessidades do negócio.

Essa popularidade se deve às diversas funcionalidades que prometem auxiliar as tarefas realizadas pelo setor de compras. Pode-se dizer que o programa é responsável pelo armazenamento das informações relevantes, desde a entrada de materiais até a saída dos produtos, fazendo com que os números sejam sempre atualizados.

Com essas informações, os compradores podem melhorar o planejamento das compras, tendo como base os dados que o sistema gera. Além disso, há outras funcionalidades interessantes, como o histórico de compras, o qual aponta a quantidade de itens a serem adquiridos, o preço, a data e o fornecedor, por exemplo.

Tais informações são fundamentais para a otimização da fase de negociação, já que os dados do sistema mostrarão quais são os caminhos argumentativos para conseguir melhores condições.

2. Planilhas de controle

As planilhas exigem maior cuidado dos responsáveis pelas compras, pois não trabalham de forma automatizada. Com isso, as informações precisam ser inseridas manualmente. Ainda assim, elas podem ser interessantes para dar uma ideia de como está o estoque da empresa, mostrando quais foram as últimas compras e quais são os prazos dos lotes. Como ponto positivo, o custo é muito baixo.

Além disso, com as planilhas de controle, o colaborador poderá gerenciar melhor os seus fornecedores, uma vez que terá um tipo de banco de dados para armazenar as informações.

Entretanto, para manter o controle, é necessário que apenas algumas pessoas possam fazer modificações, sempre registrando a última alteração. Dessa maneira, ficará mais fácil gerar confiança nas informações, e você evitará que dados importantes se percam.

3. Aplicativos para gerenciamento de tarefas

Como os profissionais do setor de compras tem diversas tarefas a serem desenvolvidas em um mesmo dia, é comum que ele se esqueça de alguma delas. Para que nada seja perdido, é fundamental utilizar aplicativos de gestão.

Com as diversas opções existentes (incluindo algumas gratuitas), você pode cadastrar todas as atividades que devem ser executadas, inclusive marcando as mais importantes. Bons exemplos são o Asana e o Evernote. Caso a atividade se repita, é possível que ela apareça automaticamente de acordo com a recorrência.

4. Histórico de compras

Com o histórico de compras, o dia a dia do setor fica mais simples, já que o foco estará em conseguir os melhores fornecedores, recebendo os pedidos certos e sabendo quando será necessário fazer novas aquisições.

O histórico faz o registro de informações importantes, como quais são as últimas compras, o nome dos fornecedores e a nota fiscal. Dessa maneira, os compradores não precisam analisar cada papel para entender quando os pedidos chegarão.

5. Aplicativos de comunicação

A empresa só conseguirá ter a gestão desejada quando a comunicação estiver alinhada, evitando que mal-entendidos aconteçam. Nesse sentido, é fundamental que as pessoas possam se conectar de maneira fácil e rápida para conseguir atualizar o andamento de cada etapa.

Há vários aplicativos que podem ser utilizados para esse fim, como Skype e WhatsApp. Se você quiser algo ainda mais profissional, pode usar o Slack, o qual possibilita criar grupos de discussão para que cada ideia e projeto possam ser debatidos de acordo com a necessidade. Existem versões tanto para desktop quanto para smartphones, fazendo com que a comunicação aconteça a qualquer momento.

6. Gestão de cartões de visita

Os profissionais do setor de compra se relacionam com diversas pessoas. Por isso, é comum que ele tenha uma grande quantidade de cartão de visita. Nesse sentido, pode ser difícil fazer a gestão de tantas informações.

Com a tecnologia, entretanto, é possível que os cartões sejam armazenados de maneira fácil e rápida. Em vários casos, os cartões são escaneados e armazenados no smartphone. Se quiser, as informações também podem ficar disponíveis em nuvem. Uma das opções é o CamCard.

Além de guardar, é possível fazer o próprio cartão e disponibilizá-lo de maneira digital para todos que precisarem. Dessa forma, é possível diminuir a quantidade gasta com papel e ainda ajuda a gestão dos outros profissionais.

7. Gerenciamento de fornecedores

Para que a gestão de compras fique ainda mais precisa, é fundamental saber quais são os fornecedores que entregam os produtos em dia e têm o melhor preço, não é mesmo? Por isso, é fundamental se lembrar dos detalhes positivos de cada um para que na próxima tomada de decisões isso possa ser considerado.

Com o gerenciador de relacionamento, é possível organizar as informações para classificar as empresas e descobrir quando é a hora de pesquisar novos fornecedores para conseguir descontos.

Se o produto fornecido for exclusivo, é interessante fazer um contrato para garantir que as entregas serão feitas e o estoque esteja sempre completo. Além disso, é importante também se lembrar de cada problema com fornecedores anteriores, a fim de evitar que eles se repitam.

Como você viu, nem todas as ferramentas para gestão de compras são úteis para seu negócio. Por isso, faça testes e veja quais delas têm as funcionalidades de que precisa. O importante é sempre procurar maneiras de melhorar a administração do setor para que a empresa tenha os melhores resultados possíveis.

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