8 dicas e ferramentas de gestão do tempo para otimizar sua rotina

8 dicas e ferramentas de gestão do tempo para otimizar sua rotina

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Não é de hoje que a gestão do tempo tornou-se extremamente necessária. Aliás, é bastante comum escutarmos que o dia precisaria ter mais de 24 horas para cumprirmos todas as nossas obrigações, principalmente para os colaboradores e gestores que lidam diariamente com processos de compra e estratégias de desenvolvimento.

Pensando nos profissionais que têm uma rotina corrida e de muitos afazeres, mostraremos neste artigo como gerenciar melhor o tempo para aumentar a produtividade. O tema é do seu interesse? Então, prossiga a leitura!

A importância de gerir melhor o seu tempo

A otimização do tempo está diretamente relacionada com a organização. Existe uma grande necessidade de cumprir as tarefas de uma agenda, com ampla dedicação para finalizar cada atividade dentro do prazo estabelecido.

Nesse sentido, investir um período do dia para listar e organizar as demandas resulta em mais tempo para se dedicar a outras tarefas, que podem ir do descanso até a criação de outras estratégias de compra, por exemplo. Se houver uma dedicação de dez minutos diários para estruturar a agenda, já será possível sentir a diferença em sua produtividade.

Dicas de como fazer a gestão do tempo

Diversos motivos têm impactado diretamente a maneira como o tempo é aproveitado. Se você consegue compreendê-los, basta utilizar certos instrumentos para otimizar as atividades. Veja a seguir algumas dicas de como isso pode ser feito!

1. Manter o ambiente de trabalho organizado

O primeiro passo para uma boa otimização do tempo é a organização. Você não precisa ser a pessoa mais organizada de todas, mas é relevante que seja o suficiente para não comprometer o trabalho devido à falta de arrumação. Criar uma lógica é um bom caminho a ser seguido.

Afinal, a desorganização resulta em perda de tempo e gera a necessidade de refazer tarefas. Portanto, basta que você crie a melhor forma de estruturar a sua rotina, seja anotando tudo em uma agenda física ou digital, seja elaborando padrões para arquivos e documentos. O mais importante é que o seu jeito de organizar as coisas facilite o trabalho.

2. Listar suas tarefas e atividades diárias

Após organizar a parte macro de suas demandas, é o momento de partir para o micro, analisando todas as tarefas, diárias ou não. Uma vez que você criou uma lista de trabalhos, basta estruturar em ordem de prioridade e relevância, definindo uma rotina de execução ou a sequência de atividades.

3. Diferenciar o que é urgente do que é importante

Sistematizar as atividades diferenciando-as entre importante e urgente é extremamente utilizado por diversas companhias bem-sucedidas ao redor do mundo. As tarefas importantes são aquelas que exigem planejamento e um tempo maior para a sua execução. Já os trabalhos urgentes requerem atenção imediata, pois os prazos para conclui-los são mais curtos.

4. Tentar manter uma rotina

Ter uma rotina auxilia você a manter o andamento das atividades dentro do planejado. É relevante separar o tempo necessário para a execução de cada tarefa, assim, a possibilidade de ocorrer algum atraso diminui consideravelmente. Para isso, é importante ter um cronograma de obrigações semanais e diárias, a fim de que a organização seja potencializada.

5. Executar uma tarefa de cada vez

Quando uma pessoa tenta realizar várias tarefas de forma simultânea, acaba não focando nada. Logo, é importante organizar as atividades e executá-las uma a uma, do início ao fim, ou seja, sem interrupções para realizar outras demandas.

O motivo dessa estratégia é que, ao iniciar um trabalho, você leva um período para entrar no ritmo e se concentrar no que precisa ser executado e finalizado. Se houver paradas, o foco é perdido e há necessidade de refazer várias vezes. Isso resulta em perda de tempo e atraso na entrega de uma determinada atividade.

Ferramentas atuais e aplicativos para gerir o tempo

A globalização proporcionou às pessoas um mundo dinâmico e diversas vezes inesperado. Nesse contexto, a otimização do tempo é um dos requisitos para alcançar o sucesso não apenas no trabalho, mas também na vida pessoal.

Os aplicativos e os softwares estão se tornando uma ferramenta interessante e necessária. Alguns exigem uma estrutura mais complexa e upgrades constantes, outros são bem mais acessíveis para aplicar no dia a dia.

É importante alinhar com todos os colaboradores da companhia as melhores opções e chegar a um consenso. Afinal, determinados aplicativos e ferramentas tecnológicas são interessantes alternativas para realizar uma boa gestão do tempo. Conheça alguns dos principais a seguir!

1. Remember The Milk

A ferramenta Remember the Milk possibilita a criação de cronogramas, listas e eventos. É possível criar tags, separar demandas pessoais e do trabalho. Ainda, permite incluir pessoas relacionadas com o trabalho e compartilhar reuniões. Outra função relevante é a delegação de atividades e marcação de eventos que se repetem durante a semana, o que auxilia na formulação de sua agenda.

2. Week Plan

O aplicativo Week Plan é um programa de gestão de tarefas o qual possibilita que equipes e empresários se tornem mais eficazes na execução de suas atividades e na conquista de suas metas.

Em vez de focar a conclusão de todas as tarefas, a ferramenta possibilita a concentração apenas no que for essencial. Isso permite que você desempenhe melhor as atividades alinhadas com os objetivos dos negócios, principalmente as relativas aos processos de compra.

3. RescueTime

O RescueTime monitora de forma automática a utilização de dispositivos móveis e computador de mesa para possibilitar uma visão completa e precisa de como o tempo é utilizado.

As demandas são organizadas em categorias automaticamente por nível de produtividade, para que o usuário possa ver como o uso de celular interfere no seu dia, bem como no foco e nos padrões de trabalho. Além disso, as opções de privacidade autorizam o controle do que é rastreado.

Convenhamos que a gestão do tempo não é tão simples e pode ser mais difícil se não houver organização. Porém, com o auxílio de técnicas de otimização e ferramentas fornecidas neste artigo, fica muito mais fácil organizar o fluxo de trabalho. Além do mais, vale destacar que a prática de uma rotina estruturada exige persistência, mas tenha a certeza de que garante grandes resultados.

Agora que você está imbuído de todas as informações necessárias para realizar a gestão do tempo de forma eficaz, compartilhe este conteúdo em suas redes sociais e mostre aos seus amigos a importância do tema!

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