O guia completo sobre gestão de compras

O guia completo sobre gestão de compras

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Pode-se dizer que a gestão de compras é a responsável por fazer com que os processos de compra sejam eficientes. Dessa maneira, define-se como uma série de estratégias para que a aquisição de todas as mercadorias, conteúdo de escritório, insumos e outros materiais necessários para o dia a dia da empresa sejam viabilizadas.

A atividade tem, como responsabilidade realizar a negociação com os diversos fornecedores, tentando, ao máximo, reduzir custos sem diminuir a qualidade dos materiais comprados.

Caso a atividade não seja bem executada, os processos da empresa podem ser paralisados por falta de produtos ou mesmo comprometer a qualidade do produto final. Outro erro comum é o excesso de produtos, que diminuem o caixa da empresa desnecessariamente. Com isso, é possível que a empresa perca vendas e registre prejuízo no negócio.

Ao contrário, quando é planejada corretamente, a instituição consegue fazer boas negociações e sempre está nutrida com os materiais necessários.

Neste post, você vai acompanhar um pouco sobre o processo de compras que as empresas precisam administrar, entendendo quais são os caminhos que precisam ser adotados e como conseguir melhores resultados.

Quer melhorar sua gestão? Então, boa leitura!

Quais as responsabilidades da gestão de compras?

Como a responsabilidade de adquirir os materiais e insumos é grande, é necessário que a gestão de compras seja bem completa e eficiente. Confira agora as principais ações que devem ser realizadas.

Selecionar fornecedores

Para que uma boa compra seja realizada é necessário fazer a seleção dos fornecedores. Para começar, deve-se estabelecer critérios com antecedência e garantir que as empresas serão capazes de entregar tudo que foi prometido.

Dados importantes nessa hora são sobre a saúde financeira da empresa, sobre a capacidade que ela tem de produzir a quantidade pedida, bem como a agilidade para processar e entregar o pedido.

Vale ressaltar que não deve ser apenas uma empresa pesquisada. É bom ter uma rede de fornecedores, o que gera opções tanto em quantidade quanto em qualidade, aumentando o poder que a sua marca terá para barganhar ou mesmo substituir o fornecedor quando for preciso.

Avaliar o desempenho

Após selecionar os fornecedores, chega a hora de fazer o monitoramento para conferir se todas as promessas serão cumpridas e verificar se há algum ponto que precisa de ajuste ou resolução. Como em toda boa gestão, as decisões e acompanhamentos devem ser realizados de acordo com indicadores de desempenho, gerando informações concretas, não em achismos ou pensamentos.

As interpretações subjetivas sobre os fornecedores são limitadas, uma vez que não conseguem avaliar de maneira clara o atendimento recebido. Por exemplo, dizer que algo é ruim ou bom depende de quem está avaliando. Por outro lado, entender que o número de devoluções aumentou depois que a fornecedora assumiu os insumos da empresa é algo concreto.

Comunicação com os fornecedores

Em uma gestão ativa e transparente é necessário fazer mais que acompanhar os indicadores, deve-se levar as informações para quem responde por elas. Pense nessa comunicação como uma forma de feedback, útil para aproximar as empresas e igualar expectativas.

Com isso, o profissional poderá apontar, de maneira concreta, quais são os problemas e esperar por soluções que também sejam práticas e medíveis.

Procure uma comunicação positiva, auxiliando o parceiro naquilo que foi detectado como falta. Dessa forma, evita-se criar animosidade desnecessária que pode dificultar os processos no presente e no futuro.

Ter um relacionamento com os fornecedores

Como você viu, conversar com os fornecedores é fundamental nessa área. É dessa forma que um bom relacionamento é criado e a empresa poderá ser atendida com mais facilidade em suas demandas.

Com isso, cada prática de gestão é complementar a outra. Ou seja, um bom gestor precisa acumular todas habilidades para conseguir os resultados esperados.

Por exemplo, mesmo um gestor que tenha grande capacidade analítica poderá ter grandes dificuldades se não conseguir se relacionar concretamente com os fornecedores. Essas habilidades sociais são fundamentais no mundo dos negócios.

Nesse caso, é essencial valorizar os bons fornecedores, pensando em formas para que os ganhos sejam justos e os acordos interessantes para os dois lados. Quando em um relacionamento as partes acham que saíram ganhando, a chance de que o comprometimento e o relacionamento durem é maior.

Ser claro e prevenido

Para que todos os itens anteriores consigam funcionar de maneira adequada é necessário que a empresa tenha foco estratégico e objetivos bem claros. Dessa maneira, os fornecedores devem colaborar para que as metas empresariais sejam atingidas.

Sua empresa deve ter um documento contando tudo que espera dos seus fornecedores e como os materiais ou insumos adquiridos serão úteis nos objetivos da instituição.

Com esse manual de boas práticas, as negociações serão mais produtivas e os fornecedores terão mais informações sobre o que a empresa espera deles e poderão se preparar para conseguir atingir o padrão de qualidade exigido.

Investir em tecnologia

Sem tecnologia suficiente fica mais difícil obter os indicadores mais aconselhados para cada situação. Por isso, é fundamental contar com sistemas e equipamentos necessários para realizar os processos.

A tecnologia contribui com a gestão, uma vez que facilita a automatização dos procedimentos, oferecendo as informações importantes sobre o desempenho. Assim, a equipe poderá utilizar o tempo para montar as melhores estratégias, sabendo que está em posse dos melhores dados sobre os produtos recebidos.

Como funciona na prática?

Depois de entender quais são as atribuições do gestor de compras, é hora de descobrir como o ciclo de compras funciona na prática, bem como saber quais são as principais ações que devem ser efetuadas em cada momento. Confira!

Receber e analisar as solicitações de aquisição

O primeiro passo que deve ser considerado no ciclo de compras é quanto as requisições solicitadas pelos variados setores da empresa. O gestor é quem deve fazer a análise para entender se há necessidade real para que as aquisições sejam realizadas.

Para tanto, verifica-se se o produto está com o estoque abaixo do ideal, se a solicitação realmente resolverá os problemas da instituição, da mesma forma que outros pontos importantes. O ideal é que o gasto só deve ser realizado quando constatado que é necessário, dentro do orçamento e útil para os objetivos empresariais.

Fazer o cadastro de fornecedores

O segundo passo do ciclo é encontrar os melhores fornecedores para cada item. É necessário buscar àqueles que prestem serviços de qualidade e deem margem para negociação. O gestor deve vislumbrar um parceiro de longa data em que pode ser atendido nas demandas empresariais e fazer negócios que sejam atrativos para ambas partes.

Coletar preços

Outra parte importante do processo é fazer a coleta dos procedimentos, definindo, assim, quais são os fornecedores que estarão em acordo com o que foi estabelecido no perfil organizacional, considerando o tipo de aquisição que será feita.

Embora essa parte seja simples, há detalhes complexos, como escolher por baixo custo sem perder a qualidade dos serviços e produtos da empresa.

Julgar propostas

Nesse momento é feita a análise de cada proposta recebida, avaliando o preço e o custo benefício para que se decida qual fornecedor está mais apto para atender às necessidades da empresa de acordo com as expectativas da instituição.

Por um lado, nem sempre é necessário contar com os insumos ou materiais mais caros do mercado. Por outro, olhar apenas a questão financeira pode comprometer a qualidade dos seus produtos ou serviços.

Vale lembrar que seu consumidor é capaz de identificar variações na qualidade, dificultando a experiência que ele espera ter com o produto ou serviço comercializado.

Repassar informações

Nessa hora os fornecedores já foram escolhidos (ou já está quase lá) e é o momento adequado para repassar as informações combinadas, verificando se o prazo e a qualidade são realmente as esperadas.

Esse momento é importante para que não existam ruídos na comunicação. Qualquer erro poderia causar problemas com os fornecedores e, principalmente, atrasar o andamento dos processos da empresa.

Confirmar informações nunca é demais, não é mesmo?

Receber e armazenar os itens

Nessa etapa os fornecedores entregam os produtos e a empresa precisará armazenar os itens da melhor forma possível. No ato do recebimento é necessário conferir o material, a fim de descobrir se houve algum dado ou qualquer motivo que faça com que a compra seja devolvida.

Caso esteja tudo em ordem, deve-se direcionar cada produto para os setores que requisitaram a compra e sejam armazenados no local mais adequado possível, evitando-se, assim, que as mercadorias sejam armazenadas em locais impróprios.

Pagamento

Depois de todas as longas etapas terem sido concluídas com sucesso, espera-se que o fornecedor envie a fatura e ela seja aprovada pela empresa para que o combinado seja cumprido. É essencial que as datas sejam observadas. Dessa forma as instituições poderão ser aliadas no mercado.

Quando uma das partes atrasa, a imagem que fica é de desconfiança e possíveis negociações no futuro podem ser comprometidas. Caso exista algum contratempo, é de bom tom avisar e saber como é possível minimizar o problema.

Se você achou que são muitos passos, fique sabendo que ainda há outros que também podem estar sob responsabilidade do departamento de compras, como:

  • administração de estoques;
  • suprimento com fluxo para que as necessidades sejam atendidas com segurança;
  • continuidade segura no fornecimento dos suprimentos;
  • seleção dos melhores fornecedores;
  • negociações mais eficazes.

As vantagens da gestão de estoque não são exclusivas apenas a esta área. Ao contrário, podem ser vistas em todas as outras, uma vez que, normalmente, elas precisarão dos insumos comprados.

Quais as soluções tecnológicas?

Como você viu, o processo de compras nem sempre é simples. A tecnologia colabora em prol dos gestores, sendo essencial no mundo corporativo. Assim, as empresas podem criar soluções inovadoras para que os processos possam ser otimizados, agregando maior valor à marca e tendo diferenciais competitivos.

Ou seja, o sistema de estoque é mais do que uma tendência, é um caminho sem volta. Todas as empresas que querem uma gestão mais adequada adotarão mais cedo ou mais tarde essa solução.

Um dos problemas mais comuns que impedem a implementação é a falta de entendimento sobre as reais vantagens de se implementar tecnologias no estoque. Será mesmo que o setor é tão essencial para a empresa?

Para responder a essa pergunta, deve-se compreender como os processos tecnológicos são fundamentais. Tecnologias como ERPs e softwares de automatização são capazes de gerenciar toda a cadeia de produtos, desde a entrada até a saída. Com isso, é possível consultar facilmente o estoque e fazer as cotações com os fornecedores. Com tanta automação, fazer análises fica mais fácil.

As principais vantagens estão na padronização das atividades. Além disso, é possível:

  • otimizar o processo de aquisição;
  • conseguir facilitar o controle de fornecedores;
  • conseguir fazer um bom planejamento financeiro;
  • diminuir chances de prejuízos;
  • fazer um controle do inventário;
  • ter relatórios gerenciais;
  • conseguir integrar todos os setores empresariais.

Como ter uma boa gestão de compras?

A gestão empresarial não é fácil. Por isso, muitas empresas acabam fechando nos primeiros dois anos de vida. Cada processo deve ser pensado com muito cuidado para que as contas da empresa não sejam afetadas. Ao contrário, com uma boa gestão, pode-se reduzir custos e ampliar os resultados.

Para isso, é necessário que análises constantes sejam realizadas, evitando prejuízos, em todos os casos há danos que poderiam ser distanciados com uma boa gestão. Um dos setores fundamentais nesse sentido é o de compras.

A melhor forma de fazer isso é com planejamento; comunicação; bom relacionamento; objetivos alinhados; gerenciamento de estoque para não ocorrer situações de excesso ou falta, ocorrendo o atraso para entregar os produtos ou serviços com a velocidade esperada pelo mercado e a utilização das tecnologias, já que elas aumentam a disponibilidade de dados, ajudam efetivamente na gestão e na tomada de decisão.

Quanto mais rápido a empresa entender a necessidade e agir, mais velozes serão os resultados obtidos. A demora pode levar a empresa a perder espaço no mercado para a concorrência.

Veja a gestão de compras com o máximo de carinho e profissionalismo possíveis, a fim de melhorar a administração das aquisições e conseguir o melhor resultado.

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