Como mostrar a eficiência do departamento de compras para os gestores?

Como mostrar a eficiência do departamento de compras para os gestores?

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Os colaboradores sempre precisam mostrar que estão fazendo um bom trabalho para a empresa. No departamento de compras, a tarefa é ainda mais importante, já que os resultados de uma construtora, por exemplo, dependem também do trabalho realizado pelo setor. Caso haja muitos atrasos ou compras realizadas em cima da hora, a empresa pode sofrer com gastos extras e, até mesmo, multas por não entregar o empreendimento no tempo contratual.

Por outro lado, quando uma gestão do departamento é bem-feita, a empresa consegue cumprir com suas obrigações, comprar mais barato e ser mais eficiente. Ainda assim, é relevante que os gestores da construtora entendam o quanto as ações realizadas pelo departamento de compras foram significativas para a empresa.

Pensando nisso, você verá agora quais são os indicadores mais importantes para que consiga mostrar a eficiência do setor para todos os gestores. Quer saber quais são? Então, continue a leitura e saiba mais!

Saving

Saving é considerado como um dos principais indicadores de gestão, já que, com ele, torna-se possível medir qual é o ganho que a instituição teve depois da aquisição.

A proposta é fazer o cálculo da diferença entre o orçamento e o que, de fato, foi adquirido. Dessa maneira, fica mais claro o quanto foi possível economizar. Assim, pode-se entender se o setor foi eficaz e qual é a capacidade para conseguir gerar ainda mais lucros para a instituição.

Lead Time

Esse indicador também é relevante para compreender qual é a eficácia do setor de compras, já que tem como meta calcular o tempo de aprovisionamento, apontando o tempo gasto desde a requisição do produto até o atendimento final da demanda.

Dessa forma, a ideia é conseguir mensurar se o processo de compra foi bem-sucedido. Entretanto, o foco não está em entender o tempo gasto para que o pedido seja entregue, mas sim compreender qual é a demora para que o item consiga atingir todas as etapas internas até conseguir obter os objetivos desejados.

Se o lead time estiver muito alto, os gestores precisarão pensar novamente nos processos, a fim de que eles se tornem mais rápidos, diminuindo as burocracias e aumentando a eficiência.

Entretanto, o indicador não trabalha apenas com o tempo gasto para que as aprovações sejam feitas. Além disso, é possível avaliar se os parceiros conseguem cumprir os prazos — fator fundamental para que o lead time seja baixo.

Produtividade

É possível que a produtividade da equipe de compras seja avaliada de diferentes maneiras. Uma delas é contabilizar o número de pedidos que foram feitos em um período específico, mostrando quantos negócios os profissionais conseguem fechar. Mais do que isso, é possível medir quantas horas por semana são dedicadas a um processo ou atividade.

Dessa forma, a empresa pode entender se a equipe tem sido eficiente com os processos internos, bem como ter insights sobre como deixar as etapas menos burocráticas (com automação, por exemplo) e mais eficientes.

Custo de suprimentos

O indicador é utilizado para medir o percentual que os custos com suprimentos têm nas vendas da empresa. Com isso, é possível entender qual montante da venda é utilizado para comprar produtos, insumos etc.

O objetivo é compreender como as despesas da construtora impactam nas vendas. Assim, é possível mostrar qual a parte dos negócios fechados é destinada para as compras. Com os resultados, é possível apurar se o processo de compras precisa ser otimizado e se estratégias de redução de custos devem ser realizadas.

Nível das entregas

O indicador é específico para avaliar a entrega que os fornecedores fazem, examinando se eles são confiáveis e eficientes. Lembre-se de que o índice também pode ser usado para entender se o desempenho de logística tem sido interessante.

A métrica é importante por entender o impacto dos atrasos, as necessidades de trocas e as entregas que tiveram avarias, ou seja, computa todos os aspectos que podem comprometer a entrega dos itens.

Desse modo, a empresa pode aferir qual é a taxa de devolução e a quantidade de produtos defeituosos. Com isso, torna-se possível manter o fornecedor ou estudar se é melhor procurar outros no mercado.

Evolução de preço

A evolução de preço ajuda na análise da progressão que os valores de um produto tiveram em um determinado tempo. Nesse sentido, a empresa pode comparar como o preço estava antes e qual é o atual patamar.

Dessa maneira, pode-se entender padrões de elevação e quedas no processo no decorrer do tempo, o que é crucial para que a construtora consiga criar formas para economizar. Acompanhando o indicativo, a equipe pode ter maior clareza dos períodos em que o preço tende a ficar mais alto ou mais baixo.

Esse indicador é essencial para que o planejamento financeiro seja feito e as compras possam ser programadas, procurando sempre fazer as requisições pelo menor valor.

Prazo médio de pagamento

O indicador tem como objetivo calcular qual é a média em que o pagamento aos fornecedores é efetuado. Assim, pode-se descobrir qual é a diferença entre a data que um pagamento é realizado e o momento em que a compra foi faturada (quando o dinheiro foi descontado da empresa).

O acompanhamento do indicador é um dos mais relevantes na gestão de compras, já que permite fazer o monitoramento do fluxo de caixa da empresa, bem como do capital de giro. Com o índice, os profissionais de compra têm mais ferramentas para conseguir prazos e condições mais adequadas ao negociarem.

Na hora de mostrar os resultados para os gestores, é fundamental que isso seja realizado de forma clara e objetiva. Nem sempre os administradores entendem sobre o que se trata cada indicador. Por isso, tente explicar como o índice funciona e qual a relevância dele para o contexto de compras da construtora.

Agora que você sabe quais são os melhores indicadores para mostrar sobre o departamento de compras e como deve apresentar os resultados, é hora de entender se já tem em mãos todas essas informações. Caso tenha, é hora de organizá-las. Se ainda não estiverem disponíveis, procure as melhores formas para disponibilizá-las. Assim, você mesmo poderá ter uma gestão do departamento mais clara e eficiente e conseguirá mostrar os resultados obtidos aos administradores do negócio. Dessa forma, eles poderão reconhecer o bom trabalho que foi realizado pelo departamento de compras.

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