Saber o que é gestão de projetos e como esse processo deve ser executado corretamente, é fundamental para trazer mais efetividade, segurança e credibilidade para o setor de compras de uma empresa. Para tanto, é essencial conhecer os principais fundamentos, organizar as ações a serem realizadas, trabalhar com indicadores fidedignos e alterar as atividades conforme os resultados apresentados. Também é crucial que o comprador esteja alinhado à missão e à visão da empresa, entenda sobre o processamento interno e externo para chegada da mercadoria e fique atento às mudanças do cenário econômico. Quer saber mais sobre o que é a gestão de projetos e como ela influencia o setor de compras? Então, não perca o artigo que preparamos para você!
Afinal, o que é gestão de projetos.
Um projeto pode ser compreendido como o esforço provisório para se obter um resultado por meio da criação de produtos, serviços ou inovações em qualquer área de conhecimento em uma atividade comercial. Todavia, idealizar um feito dessa magnitude pode ser desastroso se o processo não for realizado de forma planejada, organizada e prevendo alguns percalços ao longo da trajetória rumo ao desfecho final. Além disso, os projetos surgem de uma necessidade latente da empresa e inicia como um pensamento estratégico, o qual aos poucos vai ganhando formato e definição adequados conforme a maturidade de seus idealizadores. Uma das maneiras de finalizar um processo é seguindo a metodologia da gestão de projetos, que articula todos os níveis hierárquicos da empresa e propõe a formalização com a colaboração dos profissionais. Outro ponto importante é que na gestão de projetos algumas etapas devem ser seguidas para evitar o descontrole, a perda de interesse dos colaboradores ou os abandonos dos gestores frente aos desafios apresentados. Tomando como base os serviços de compras em uma empresa, é sabido que as fases envolvem o processo de iniciação para depois entrar nas etapas de planejamento e execução e, finalmente, chegar à conclusão. O departamento de compras, por exemplo, pode desenvolver um projeto sobre melhorias na forma de aquisição, elaborar novas recomendações para a compra de equipamentos ou para a implantação de tecnologia visando a seleção de novos fornecedores.
Qual é a importância de uma gestão de projetos eficiente?
Quando a gestão de projetos em um serviço de compras é elaborada de forma eficiente, prática e organizada, as etapas são desenvolvidas ao longo do tempo com tranquilidade, e o resultado esperado se concretiza. Como os colaboradores estão profundamente conectados com a eficácia do projeto, as chances de insucesso são reduzidas e a experiência adquirida servirá de base para novas projeções dos compradores. Exemplo disso é quando definimos um projeto para readequação do serviço de compras a fim de atender a uma demanda nova, tais como a aquisição de equipamentos de ginástica ou a inclusão de novas tecnologias para melhorar o funcionamento dos setores. Além disso, a gestão eficiente traz outros benefícios. A saber!
Mais organização
Uma vez que as ações foram definidas, os responsáveis por elas e o tempo para executá-las, ou seja, todo o processo deve ser organizado para não atrapalhar as etapas seguintes e retroceder o planejamento. Considerando um projeto para o setor de compras, sabe-se que qualquer alteração na execução das tarefas previamente planejadas impactará severamente na aquisição de insumo e no funcionamento regular da empresa.
Equipe motivada
A eficiência na elaboração das ações, incluindo inclusive a otimização do tempo e a racionalização dos recursos, são fatores identificados na equipe que está colaborando fielmente com o projeto. Portanto, o resultado final é uma equipe motivada, engajada com os resultados e ciente de que sua participação é essencial para um processo bem elaborado e coordenado por seus supervisores e gestores.
Maior satisfação do cliente
Em um departamento de compras, a gestão de projetos deve funcionar adequadamente para atender ao cliente e propiciar a satisfação dos serviços contratados, em especial no que diz respeito à chegada dos recursos em tempo previsto. Essa situação gera mais credibilidade ao setor de compras, melhorando também as relações com fornecedores e outros envolvidos, de forma a manter a efetividade em todas as etapas.
Com é a aplicação da gestão de projetos no setor de compras?
Agora que você já compreendeu o que é gestão de projetos e seus benefícios para os envolvidos, é preciso compreender como esse processo pode ser implantado no serviço de compras de uma empresa. Inicialmente, é fundamental entender que um projeto parte de uma demanda em relação à otimização dos serviços ou visa oferecer soluções inovadores para o processo de compras de uma companhia. Após definida essa etapa, caberá ao comprador e demais funcionários o estabelecimento de atividades conforme as atribuições especificadas. Se a proposta envolver outros setores, os supervisores de outras áreas deverão ser consultados. Sendo assim, quando se pensa em aplicar os fundamentos da gestão de projetos para os serviços de compras, deve-se levantar quais setores serão diretamente implicados nessa operação. Isso porque quando se trata de adquirir insumos, como equipamentos ou tecnologia mais moderna, os impactos financeiros devem ser previamente analisados para não haver o risco de abandono do projeto no decorrer do processo.
Como ter uma gestão de projetos bem-sucedida?
Considerando que um projeto para o setor de compras dificilmente é realizado a duas mãos, é fundamental contar com uma equipe engajada e eficiente para se envolver na execução das atividades. Listaremos, abaixo, alguns fatores importantes para uma gestão de projetos bem-sucedida. Acompanhe!
Planejamento
Qualquer projeto dever ter um início, meio e fim. Por isso, o planejamento é uma das etapas cruciais para que tudo corra dentro das conformidades previstas, e os erros sejam sanados imediatamente.
Boa comunicação com a equipe
Um projeto deve ser baseado em comunicações simples, claras, objetivas e que alcancem todos os envolvidos. Logo, é imprescindível certificar-se do entendimento correto da informações por parte dos colaboradores.
Utilização de equipamentos corretos
Quando se planeja um projeto considerando todas as ferramentas de gestão, deve ser priorizada a utilização dos equipamentos mais condizentes com a situação, tais como computadores modernos ou até mesmo aplicativos para monitorar as ações. Saber o que é gestão de projetos e como essa metodologia pode ser aplicada ao setor de compras representa uma inovação para quem deseja organizar suas atividades e implantar serviços de referência. Para tanto, além da idealização e do monitoramento de um projeto, é importante ater-se à qualidade e ao custo-benefício dos produtos e serviços adquiridos, a fim de auxiliar os gestores a alcançarem melhores resultados. Entendeu como a gestão de projetos é importante e pode ser aplicada? Se ficou com alguma dúvida ou deseja contribuir com algo mais, deixe o seu comentário no campo abaixo!